V družbi Ortus Inc d.o.o. menimo, da je varstvo osebnih podatkov ključno za vzpostavitev zaupnega odnosa z uporabniki naših storitev. Tako nameravamo zagotoviti največjo preglednost obdelave osebnih podatkov, tako tistih, ki nam jih posredujete uporabniki sami, kot tistih, ki jih zbiramo prek različnih stikov, ki jih lahko imate uporabniki z nami.
Nenehno razvijamo nove organizacijske in tehnične ukrepe, da bi zagotovili, da so vaši osebni podatki varno obdelani, in s katerimi bomo zaščitili vašo zasebnost in vam omogočili uveljavljanje pravic v skladu z veljavnimi predpisi, zlasti skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP) in Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).
Glavni namen tega dokumenta je, da vas obvestimo o podatkih, ki jih zbiramo; o tem, kako se obdelujejo; in o tem, kako to vpliva na vas, to je na pravice, ki vam jih daje zakonodaja, in jih zagotavlja družba Ortus Inc d.o.o.
- UPRAVLJAVEC VAŠIH OSEBNIH PODATKOV
V okviru izvajanja poslovnih storitev družba Ortus Inc d.o.o. nastopa v vlogi upravljavca, kadar obdeluje osebne podatke uporabnikov svojih storitev (naročnikov), na podlagi ene ali več ustreznih pravnih podlag.
Družba Ortus Inc d.o.o. (v nadaljevanju družba ali mi) posluje na registriranem naslovu Strma ulica 8, 2000 Maribor. Za zagotovitev informacij o zasebnosti vaših osebnih podatkov smo dosegljivi na številki +386 5901 67 71 in e-naslovu info@ortus-inc.si.
V primeru, ko družba Ortus obdeluje osebne podatke v okviru izvajanja storitev klicnega centra za svoje naročnike, pa družba nastopa v vlogi obdelovalca, ki osebne podatke strank svojih naročnikov obdeluje v imenu in po navodilih svojih naročnikov kot upravljavcev osebnih podatkov. Obveznosti obdelovalca do upravljavca so dogovorjene pisno.
- UPORABA VAŠIH OSEBNIH PODATKOV
Podatke, ki nam jih posredujete, kot upravljavec uporabljamo za naslednje namene:
Namen | Pravna osnova |
Upravljanje vaših poizvedb, ki nam jih lahko posredujete na kakršenkoli način (po e-pošti, po telefonu, preko naše spletne strani), priprava ponudbe ter vzpostavitve kontakta. | To obdelavo podatkov upravičuje pred-pogodbeni odnos, ki izhaja iz vaše poizvedbe. |
Upravljanje poslovnega odnosa oz. pogodbenega razmerja: sklepanje pogodb in aneksov; priprava ponudb za sodelovanje; izstavljanje računov za opravljene storitve. | Ta obdelava podatkov je upravičena na osnovi pogodbe, ki ste jo sklenili z nami. |
Z vašo privolitvijo, kadar je to zakonsko predpisano, vas bomo kontaktirali prek navadne pošte, telefona ali elektronske pošte s promocijskimi sporočili – individualnimi promocijskimi ponudbami za poslovne uporabnike. | Ta obdelava podatkov temelji na vaši izrecni privolitvi in/ali če je dovoljena brez vaše privolitve, na našem zakonitem interesu (za zagotavljanje ustrezne vsebine, za poglobitev pogodbenih odnosov z obstoječimi kupci). Takšni obdelavi podatkov lahko nasprotujete. |
Spremljanje in analiza uspešnosti prodaje (poročanje).
| Ta obdelava podatkov temelji na našem zakonitem interesu (merjenje rezultatov našega poslovanja). Takšni obdelavi podatkov lahko nasprotujete. |
Upravljanje vaših zahtevkov (pritožbe / reklamacije). | Ta obdelava podatkov temelji na našem zakonitem interesu (izboljšanje naših izdelkov in storitev ter preprečevanje sodnih postopkov). Če takšni obdelavi podatkov nasprotujete, upravljanje vaših zahtevkov ni izvedljivo. |
Odgovarjanje na vaše zahtevke za pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki (glejte razdelek ‘Katere pravice imate?’). | Ta obdelava podatkov temelji na naših zakonskih obveznostih in vključuje preverjanje vaše identitete. |
Analiza uporabnosti in kakovosti spletne strani in zagotavljanje njenega varnega delovanja.
| Ta obdelava podatkov temelji na našem zakonitem interesu (izboljšanje vsebin za boljšo uporabniško izkušnjo). Če takšni obdelavi podatkov nasprotujete, vam ne moremo omogočiti dostopa do želenih vsebin. |
Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za namene avtomatiziranega odločanja in / ali profiliranja.
Obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na našem zakonitem interesu, lahko nasprotujete na način, da svoj ugovor sporočite po pošti na naslov Strma ulica 8, 2000 Maribor ali preko e-pošte info@ortus-inc.si.
- OSEBNI PODATKI
Na splošno se zavezujemo, da zbiramo samo osebne podatke, ki so potrebni za vsak namen, za katerega obdelujemo vaše podatke.
Osebni podatki so podatki, ki jih je mogoče uporabiti za identifikacijo fizične osebe. Poleg “tipičnih” identifikacijskih podatkov, kot so ime, naslov, e-naslov ali telefon, to vključuje tudi tehnične podatke, ki jih je mogoče dodeliti osebi, na primer naslov IP.
- osebni podatki za identifikacijo, na primer ime, priimek, funkcija, (službeni) e-naslov, (službeni) telefon;
- podatki o nakupu, na primer: številka pogodbe / računa, datum pogodbe / računa;
- podatki o stikih s kupci, na primer: vrsta zahtevka za informacije ali pritožbe, datum zahtevka;
- marketinške informacije, na primer: vrsta marketinške aktivnosti, v katero ste bili vključeni, datum kontakta, zbrani podatki na spletnih straneh.
Ko obiščete naše spletne strani, sledimo vašim dejanjem na njih ter si zabeležimo podatke o načinu obiska kot tudi o nastavitvah in izbiri. Samodejno zabeležimo datum, čas in trajanje vašega obiska, kot tudi ime vašega ponudnika internetnih storitev in spletno stran, s katere ste prišli. Samodejno prejmemo tudi informacije o količini prenesenih podatkov, brskalniku in operacijskem sistemu in napravi, ki jo uporabljate. Samodejno zbrani podatki se anonimizirajo takoj, ko so zbrani. S svojimi partnerji uporabljamo različne tehnologije za zbiranje in shranjevanje podatkov o vaših obiskih naših spletnih straneh, kar lahko vključuje uporabo piškotkov ali podobnih tehnologij za identifikacijo vašega brskalnika ali naprave. Te informacije uporabljamo za upravljanje naših spletnih strani, za odkrivanje in preprečevanje nepooblaščenega dostopa in za izboljšanje uporabniške izkušnje. Pravna podlaga je torej naš legitimni interes, da izboljšamo uporabniško izkušnjo naših spletnih strani ter ponudimo prilagojene in ustrezne vsebine v skladu z vašimi interesi.
Naj omenimo, da je ta funkcionalnost povsem neobvezna in da je ne izvajamo brez vaše privolitve. Za več informacij o našem pravilniku o piškotkih in navodilih za upravljanje vaše privolitve obiščite www.ortus-inc.si/piskotki
- DOSTOP DO VAŠIH OSEBNIH PODATKOV
V družbi Ortus Inc d.o.o. dobijo dostop do vaših podatkov le tisti sodelavci, ki jih potrebujejo za izpolnitev naših pogodbenih in pravnih obveznosti in le v obsegu, ki je potreben za izpolnitev.
Vaše osebne podatke lahko delimo s pogodbenimi partnerji – ponudniki storitev, ko obdelujemo vse ali del vaših osebnih podatkov, kolikor je to potrebno za izpolnjevanje zaupanih jim nalog (npr. gostovanje naše spletne strani; storitve, povezane z delovanjem ali vzdrževanjem spletne strani; storitve, povezane s pošiljanjem ponudb in informacij, izvajanjem anket o zadovoljstvu.). Vaši osebni podatki bodo preneseni le pooblaščenim službam zaradi njihovih funkcij in v okviru njihovi pristojnosti.
Vaše osebne podatke posredujemo tretjim osebam, da izpolnimo vse zakonske obveznosti ali upravne ali sodne odločbe, in sicer samo pooblaščenim službam, zaradi njihovih dolžnosti in odgovornosti. V nekaterih primerih se lahko od družbe zahteva, da vaše osebne podatke posreduje lokalnim organom ali agencijam ali organom EU. V skladu z veljavno zakonodajo smo dolžni te informacije posredovati na zahtevo.
Upoštevajte, da se naša zaščita ne širi na spletne strani drugih ponudnikov, do katerih lahko dostopate preko povezav z naših spletnih strani.
V kolikor je mogoče, se vaši podatki obdelujejo v Evropskem gospodarskem prostoru (EGP). Ker pa se nekateri naši ponudniki storitev ali njihovi obdelovalci nahajajo v državah zunaj EGP, se lahko vaši osebni podatki obdelujejo v teh državah. Nekatere od teh držav imajo morda drugačne predpise o osebnih podatkih od tistih v Evropski uniji. V takem primeru (i) posvečamo posebno pozornost zagotavljanju, da se ta prenos izvede v skladu z veljavnimi predpisi in (ii) vzpostavljamo zaščitne ukrepe, ki zagotavljajo ustrezno raven varstva vaše zasebnosti in temeljnih pravic (zlasti z uporabo standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije). Na preprosto zahtevo, poslano na naslov, naveden v “Kakšne so vaše pravice?” razdelku, vam lahko zagotovimo več informacij o takih prenosih (zlasti standardne pogodbene klavzule Evropske komisije).
Vaše osebne podatke, ki jih shranjujemo, bomo razkrili samo osebam, določenim v tej Politiki zasebnosti, in jih ne bomo prodajali ali trgovali z njimi. Zagotavljamo vam, da so informacije, ki ste nam jih posredovali, varne, saj je to naš glavni cilj.
- ROK HRAMBE VAŠIH OSEBNIH PODATKOV
V skladu s predpisi se zavezujemo, da bomo vaše osebne podatke hranili le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego zastavljenega cilja, za izpolnitev vaših potreb ali za izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti.
Pri določanju tega časa upoštevamo zlasti naslednje:
- trajanje vaše pogodbe,
- čas, potreben za obdelavo vaše zahteve ali pritožbe,
- vaše zanimanje za naše storitve,
- potreba po vodenju evidence vaših interakcij z nami, da učinkovito upravljamo naš poslovni odnos,
- naše pravne ali regulativne obveznosti.
Če imate z nami pogodbo, se vaši osebni podatki hranijo največ 10 let po vaši zadnji aktivnosti.
Ko nam vaših osebnih podatkov ni več treba uporabljati, se ti izbrišejo iz naših sistemov in evidenc ali postanejo anonimni, tako da vas ne moremo več identificirati.
Vendar pa bo morda potrebno nekatere vaše osebne podatke arhivirati, da se lahko odzovemo na morebitne sodne postopke v celotnem zastaralnem roku, ki ga predvideva veljavna zakonodaja.
- VAŠE PRAVICE
V skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov imate več pravic:
Pravica do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov, če imate razloge, povezane z vašo posebno situacijo, in pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, v nekaterih primerih, kot to določajo predpisi.
Pravica do ugovora kakršnemu koli komercialnemu obveščanju: kadar koli lahko zahtevate, da ne prejemate naših sporočil, povezanih z našimi ponudbami, novicami in dogodki. To pravico je mogoče uveljavljati zlasti prek povezave za odjavo v vsakem tržnem elektronskem sporočilu. Ugovarjate lahko tudi profiliranju.
Pravica, da kadar koli prekličete vašo privolitev za namene, za katere smo vašo privolitev pridobili, brez poseganja v zakonitost obdelave podatkov, ki se izvaja na podlagi privolitve do njenega preklica.
Pravica do informacij: imate pravico do jasnih, preglednih in razumljivih informacij o tem, kako uporabljamo vaše osebne podatke in o vaših pravicah. Ta dokument ‘politika zasebnosti’ je primer tega.
Pravica do dostopa do vaših osebnih podatkov: imate pravico pridobiti informacije v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov (vključno s podatki, ki se uporabljajo, za kakšne namene itd.) in njihovo kopijo.
Pravica do popravka: imate pravico popraviti svoje podatke, če so netočni ali nepopolni, kljub našim prizadevanjem, da jih posodabljamo, kar nam omogoča, da izpolnimo svojo obveznost, da imamo posodobljene podatke o vas.
Pravica do prenosljivosti vaših podatkov, tj. pod določenimi pogoji, pravica do prejema osebnih podatkov, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, pogosto uporabljeni računalniški obliki, in do njihovega posredovanja tretji osebi, če je to tehnično mogoče.
Pravica do izbrisa (ali pravica do pozabe): imate pravico do izbrisa ali izbrisa vaših podatkov. Ta pravica je lahko omejena glede na naše pogodbene ali pravne obveznosti (pogodbe v teku) (zlasti preprečevanje sodnih postopkov).
Nenazadnje imate tudi pravico, da vložite pritožbo pri Uradu Informacijskega Pooblaščenca Republike Slovenije (IP) glede obdelave vaših osebnih podatkov. Spodbujamo vas, da nas kontaktirate pred kakršnim koli zahtevkom, da bomo skupaj poskušali rešiti vašo težavo.
KAKO UVELJAVITE SVOJE PRAVICE?
Za uveljavljanje katere koli svoje pravice ali v primeru, da nasprotujete obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na našem zakonitem interesu, nam svoje zahteve sporočite na e-naslov info@ortus-inc.si. Svoje pravice lahko uveljavljate tudi po pošti na naslov Ortus Inc d.o.o., Strma ulica 8, 2000 Maribor.
Za vsa vprašanja glede obdelave podatkov ali vaših pravic ali v primeru zlorabe vaših podatkov se prosimo obrnite na e-naslov: info@ortus-inc.si.
Če pride do kršitve varstva vaših osebnih podatkov, ki predvidoma pomenijo veliko tveganje za vaše pravice in svoboščine, vas bomo o tem obvestili nemudoma in po možnosti v 72 urah.
Pri razreševanju pritožb v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih z vami ne moremo rešiti neposredno, sodelujemo s pristojnimi regulatornimi organi. Imate pravico do pravnega varstva. Lahko se obrnete na Informacijskega pooblaščenca RS. Pred vsako prijavo se prosimo obrnite na nas, da bi skupaj rešili vašo težavo.
- OBDELOVALEC VAŠIH OSEBNIH PODATKOV
Kadar družba Ortus Inc d.o.o. v okviru izvajanja storitev klicnega centra za svoje naročnike obdeluje osebne podatke kupcev ali potencialnih kupcev svojih naročnikov, in sicer v imenu svojih naročnikov, je družba Ortus Inc d.o.o. obdelovalec osebnih podatkov, in izvaja dejavnosti obdelave skladno z navodili, opredeljenimi v pogodbi o obdelavi. Osebne podatke posameznikov (kupcev oz. potencialnih kupcev naših naročnikov) obdelujemo za opravljanje storitev klicnega centra, h katerim smo se zavezali s sklenitvijo pogodbe z našimi naročniki.
Družba Ortus Inc d.o.o. pri izvajanju storitev v okviru poslovnih razmerij z naročniki svojih storitev kot obdelovalec obdeluje osebne podatke v imenu in po navodilih naročnikov za naslednje namene:
- izvajanje storitev klicnega centra – DOHODNI KLICI: sprejem in obdelava telefonskih klicev strank pogodbenih naročnikov; naročanje strank na želene storitve, ki jih ponujajo naročniki; sprejemanje sporočilo strank ter posredovanje teh sporočil naročnikom (po e-pošti ali SMS), lahko tudi takojšnja prevezava klica naročniku;
- izvajanje storitev klicnega centra – ODHODNI KLICI: izvajanje in obdelava telefonskih klicev pogodbenih naročnikov; preverjanje zadovoljstva strank; aktivnosti promocije izdelkov in storitev z namenom pospeševanja prodaje za pogodbene naročnike; pridobivanje soglasij za obdelavo osebnih podatkov strank pogodbenih naročnikov.
- SPREMEMBE POLITIKE ZASEBNOSTI
Naša politika zasebnosti se lahko sčasoma spremeni. V skladu s to Politiko zasebnosti ne bomo zmanjšali vaših pravic brez vaše izrecne privolitve. Na tej spletni strani bomo objavili vse spremembe in vas obvestili v primeru večjih sprememb.
Verzija avgust 2022.
